Skip to main content
دسترسی سریع

مدیریت سازمان های آینده

مکان برگزاری کنفرانس :  دانشگاه DMIT

استاد : دکتر محمود آسیاچی  مدت کنفرانس : 97 دقیقه     زمان : 95/07/24

موضوع کنفرانس : مدیریت سازمان های آینده

   

    با توجه به تغییر نیروی انسانی نسبت به متفاوتی مدیر باید با کارمند امروز که شاید خواستهها، رفتارها، نیازها و نوع کارکردش متفاوت شده است، رابطه برقرار کند. با توجه به یافتههای تفکر سیستمی در مورد سازمانهای قرن 21، سیستمهای مدیریتی متنوعی  تعریف شده است تا مدیران را کمک کند و سازمان‌ها را ارتقا دهد، در قرن جدید باید کمی متفاوتتر عمل کنیم.

   مدیریت: یعنی برنامه ریزی، سازماندهی برای اجرای برنامه و هدایت کارکنان برای ساختار و سازمانی که ایجاد شده  است و سرانجام نظارت بر کارمندان زیر مجموعه.

    در قرن 21 مدیر کسی است که قرار است در سازمان تصمیم بگیرد، حتی برای یک نفر. ممکن است با واژههای مختلفی از آنها یاد کنیم (سرپرست، سوپروایزر، مدیر ارشد و مدیر عملیاتی و ...). بنابراین وقتی برای کارکرد شخص دیگری غیر از خود تصمیم بگیرید، مدیرید و باید به بسیاری از مقولههای مدیریتی توجه آنها را اجرا کنید. البته هر چه تعداد کارمندان مجموعهای بیشتر باشد، کار مدیران دشوارتر است و باید دریافتهای ادراکی‌شان از محیط کسب و کار بیشتر باشد. مدیران باید از منابع قابل دسترس سازمان که پول، فضا، تجهیزات، کارمندان زیرمجموعه و از همه مهمتر ارتباطات و فرآیند کاری است؛ استفاده کنند تا سازمان به اهداف مورد نظر محقق شود. اهداف سازمان عموماً در قالب چشمانداز، اهداف کلان و اهداف سالیانه در نظر گرفته می شود.

    مدیران قرن 21، از منابع، برای تحقق اهداف کلان سازمان استفاده میکنند. در قرنهای پیش، به‌خصوص در اواخر قرن نوزدهم، سازمانها از منابع استفاده فراوان میکردند، برای آنها نتیجه، اهمیت چندانی نداشت. بسیاری از سازمانها در ایران، منابع را به کار میگرفتند، بدون توجه به اینکه آیا برای مشتری خلق ارزش میکند یا خیر و آیا به اهداف کلان و چشم انداز سازمان میرسد یا خیر، ولی در قرن جدید این موضوع بسیار مورد تأکید قرار گرفت، از راه نوآوری مدیریت؛ مدیران میتوانند با عملکرد خود سازمان را سریعتر، کم هزینهتر و آسانتر به اهدافش برسانند و برای مشتری ایجاد ارزش کنند.

   سازمان در قرن جدید: یعنی آرایش سیستماتیک افراد، به منظور دستیابی به اهداف خاص. کارکنان باید بدانند که دنبال چه هدفی‌اند. وظیفه مدیر است که به زیر مجموعه خود منتقل کند که سازمان به دنبال چیست و هرکارمند، واحد و بخش برای تحقق چشم انداز چه مسئولیتی دارد؟ به همین دلیل، سازمان اهداف خاص و مشخصی را تعقیب میکند و البته میدانیم که هیچ هدفی به خودی خود محقق نمیشود. بنابراین مدیران نمیتوانند انفعالی عمل کنند، بلکه باید برنامههای آینده‌نگر داشته باشند.

   مدیران برای تحقق چشم انداز سازمان، با توجه به آنچه در درون سازمان اتفاق می‌افتد و آنچه در بیرون از سازمان به عنوان تهدید مطرح است (محیط کسب و کار)، باید برنامه مشخص داشته باشد. باید محیط کسب و کار خود را دائم رصد کنند و برای حالتهای مختلف، راهکارهای مختلف داشته باشند، نه اینکه بعد از بروز اتفاق، واکنش نشان دهند. قرن 21  مدیران را به سمتی سوق میدهد که کنشگرا باشند.

سازمانها باید ساختار داشته باشند. ساختاری که کمک کند، هدایت و کنترل انجام شود. باید قوانینی وضع شود که بتوان عملکرد کارکنان را در روند تحقق چشم انداز سازمان مدیریت کرد. مانند، شرح وظایف، فرآیندها و حتی موازین درون سازمانی. برخی از این موازین به‌صورت قانون آیین نامه، تبصره و بخش‌نامه از سازمانهای بالا به ما دیکته میشود.

   سازمان یک ابر سیستم است؛ یعنی سیستم دارای اجزایی است که درون آن، سیستم دیگری وجود دارد. مدیران در هر بخش باید سعی کنند، این شاخصه را در نظام خود بشناسند و اگر وجود ندارد، آن را تعریف کنند. اگر در قسمتی از ایران‌مال مسئولیت مدیریت را برعهده دارید، باید مرز خود را بدانید. همچنین از ضعف‌ها و قوت‌های درون سازمان و تهدیدها و فرصتهای بیرون سازمان از جمله سیاستها، مسائل تکنولوژی، اقتصادی و اجتماعی، آگاه باشید.

 رقابتهایی که وجود دارد و اتفاقاتی که میافتد، مستقیم و غیر مستقیم، روی سازمان و واحدها تأثیر میگذارد. بنابراین باید هدف تعریف شود و مدیران موظفند از اهداف کلان سازمان مطلع باشند و به همه کارکنان زیر مجموعه نیز اطلاع دهند تا آنها هم درک درستی داشته باشند. مدیر باید مطمئن باشد که تمام کارکنان، چشم انداز کلان واحد و چشم انداز کلان سازمان را درک کردهاند و مطمئن باشد که همه جهت گیریها در یک راستاست، چون اگر اینگونه نباشد، تحقق چشم انداز پرهزینه، زمان‌بر و حتی غیرممکن می‌شود. پس مجبوریم این هم راستایی را  ایجاد کنیم. ابر سیستم نوعی سیستم نرمال است که میتوان اصول مدیریتی را در آن اجرا کرد. اگر میخواهیم به سمت سازمانی متعالی برویم، باید همه اجزاء بدانند که چه نقشی دارند.

   اتلاف، مجموعه مواردی است که در سازمان هزینه و منابع را مصرف میکند، ولی مستقیم یا غیرمستقیم برای مشتری ارزش ایجاد نمیکند. فضاها، فرآیندها، تجهیزات و نیروی انسانی، هرکدام برای مشتری ارزش ایجاد نکند، اتلاف است. همچنین اگر وظیفه کارکنان مشخص نباشد، به معنی اتلاف است. اجزاء باید مناسب باشند، در قرن 21 سازمانها نمیتوانند اجزاء کم یا زیاد داشته باشند، چون کاستی در تحقق مأموریت مشکل ایجاد میکند و فراوانی بیش از آنکه رقبا هزینه کنند، سازمان نیز هزینه میکند، حتی ممکن است برای مشتریان بیکیفیت شوند.

اگر حتی یک سرکارگر هم باشید، مدیرید. باید مراقب باشید که در واحدتان همه چیز مناسب باشد، نه کم و نه زیاد. ضمناً باید اجزای سازمان منطقی باشد؛ یعنی دقیقاً وظایف‌مان را در ارتباط با یکدیگر بدانیم. مانند دانههای پازل بسیار خوب کنار هم بنشینیم، تا هرکس تصویر روشنی از فرآیند و عملیات سازمان ببیند.

روابط متقابل سازمان، باید شفاف باشد و مشخص باشد که اجزاء چه روابط متقابلی با هم دارند، واحد مالی با واحد منابع انسانی چه ارتباطی دارند، ارتباط متقابل تدارکات با منابع انسانی یا فروش چگونه است؛ یعنی واحدها وظایفی که در قبال هم دارند را بدانند و حتماً باید ادراک ذهنی هم به این موضوع اضافه شود. مدیر واحد منابع انسانی باید هر روز به خود و کل اجزای منابع انسانی بگوید، امروز چه کنیم تا با واحدهای دیگر پیوند داشته باشیم و به سمت موفقیت برویم. اگر این روابط متقابل را همگی رعایت کنیم، در سازمانی کار میکنیم که همه قرار است کمک کنیم تا دیگران موفق شوند. این دیدگاه تفکر سیستمی است که برای سازمانهای قرن 21  آقای پیتر دراکر تعریف کرده است.افراد باید با پشتیبانی از یکدیگر کار کنند.

    اگر چنین اتفاقی بیافتد، همه برندهاند؛ مالکان، سرمایه گذاران، ذی‌نفعان و کسانی که باعث به وجود آمدن سازمان شدهاند. سه گروه ذینفع اصلی سازماناند که هرکدام ناراضی باشند، مطمئن باشید چرخ سازمان لنگ میچرخد. باید به گونهای در سازمان فعالیت کنیم که مشتریان، کارکنان و سهامداران برنده باشند. قرار نیست در سازمان با یکدیگر رقابت کنیم، رقابت همه چیز را نابود میکند، هزینهها را بالا وکیفیت را پایین می‌آورد. بنابراین فروش کم میشود. اگر چنین اتفاقی بیافتد، مشتریان خدمات خوبی نمیگیرند. کارکنان، سرمایه گذاران و سهامداران ناراضی و در نتیجه همه بازنده خواهند بود. در قرن 21  سازمان باید نظاممند باشد و همه به قصد پشتیبانی از یکدیگر کار کنند و درست مدیریت و رهبری شود.

علت بروز مشکلات در سازمان:

1- علت خاص: مشکلاتی که  مدیر به راحتی برای حل آن میتواند فرد یا واحد مورد نظر را پیدا کند. مسئول ایجاد آن هم معمولاً کارکنانند و روش حل آن را بسیاری از مدیران می‌دانند: تشویق، تنبیه، فریاد و ....

2- علت معلول: یعنی نمیتوان فرد یا واحد خاصی را مقصر دانست، ولی مشخص است که فرآیندی ایراد دارد و مسئولیت آن بر عهده مدیران ارشد است و اگر اشکالی در سازمان به وجود آمد،مدیر باید یک بار سر کارمندان و 15بار سر خود فریاد بزند. به همین دلیل است که در یک سازمان عادی، اگر حقوق بالاترین فرد و پایینترین فرد یک به پانزده باشد، عادی است.

مسئولیت: نسبت مسئولیت موفقیت یا شکست در یک سازمان 94 به 6 است؛ یعنی 94 درصد با مدیر و 6 درصد با کارمندان است. امیدوارم در ایرانمال بهبود مدیریتی انجام شود و مدیران ارشد به آگاهی عمیق  دست یابند، چون سرنوشت، موفقیت و بقا در سازمان در اتاق هیئت مدیره تعیین میشود.

ابزارهای مدیریتی به کار برده شده توسط شرکتهای کلاس جهانی در قرن 21  که انجمن بینالمللی مدیریت آمریکا (2015) آنها را شناسایی میکند:

1 طرح‌ریزی استراتژیک (92 درصد)

2 - رسالت و ماموریت (87 درصد)

3 الگوبرداری (86 درصد)

4 معیارهای رضایت مشتریان (79 درصد)

5 - پرداخت در مقابل عملکرد (78 درصد)

6- پیوندهای (اتحادیههای) استراتژیک (68 درصد)

7- شایستگیهای اصلی (67 درصد)

8- مهندسی مجدد (64 درصد)

9- استراتژی رشد (67 درصد)

10- مدیریت کیفیت جامع (60 درصد)

   مدیران، مسئولیت رشد و توسعه، عدالت شغلی ایجاد توازن بین کار و زندگی کارکنان را برعهده دارند. همچنین باید به تک تک کارکنان بگویند در موفقیت سازمان با توجه به خط مشی، چه نقشی دارند. مدیران کلاس جهانی میگویند، برای موفقیت سازمان اگر لازم باشد با رقبا نیز متحد میشویم.

   شصت و هفت درصد از سازمانهای کلاس جهانی، شایستگیهای اصلی خود را می‎‎دانند. کسی که نداند مزیت رقابتیاش چیست، در بازار رقابت نیز با مشکلات بسیاری مواجه میشود، زیرا همیشه اولین پرسش مشتریان، این است که چرا باید از بین گزینههای موجود تو را انتخاب کنم؟ شایستگیهاست که ما را از بقیه رقبای بازار متمایز کند و مشتری ترغیب میشود که به سمت ما بیاید.

 سازمانهای کلاس جهانی هر سه سال یکبار مهندسی درونی، انجام میدهند، چون فضای کسب و کار اینگونه میطلبد. ما هم باید کسب وکارمان  را بررسی کنیم. سازمان در آینده با چالشهای بسیاری مواجه خواهد شد، مانند تغییر سرعت و یا تغییراتی که در بازار، نیاز مشتریان و همه بخشها در حال انجام است. اینک مشاهده می کنید که کسب وکاری در بازار قدیمی میشود چون رقبا بهتر از آن را ارائه میدهند.

   چالشهای مدیران در آینده: 1- سرعت تغییرات 2- هرج ومرج رقابتی 3- اطلاعات 4- اینترنت 5- عصر محصول 6- تازه واردها 7- راهبرد 8- دگرگونی ساختار سازمانی 9- بهره‌وری کارکنان فرهیخته.

 یکی از بزرگترین چالشهای قرن 21 کارکناناند، به‌خصوص کارکنان فرهیخته، چون دچار خودشیفتگی و مطرح شدن در جهاناند و دغدغه فیزیولوژیک ندارند، به شایستگی‌هایشان که دارند واقفند، در بسیاری از کشورهای دنیا قرارداد کارکنان سازمان، مانند قراردادهای بازیکنان فوتبال است، چون سازمان را میشناسند و میدانند که میتواند چقدر ارزش خلق کند.

    باید بدانید که با کارکنان فرهیخته، چگونه برخورد کنید. باید با آنها به سبک مدیریتی تفویضی و نهایتاً مشارکتی کارکنید. نمیتوانید با آنان پدرسالارانه و دستوری کار کنید. ضمن اینکه آنها همه اطلاعات خود را در میان و به اشتراک میگذارند، سازمان هم باید آنها را هدایت کند تا از داشتههای آنان، در مسیر چشم انداز و مأموریت سازمان استفاده شود. هنگامی که چشم انداز و مأموریت سازمان از ذهنتان کنار رفت، بدانید آن لحظه اشتباه تصمیم گرفتهاید.

هم راستایی؛ یعنی هرتصمیمی برای زیرمجموعه میگیرید، بررسی کنید که آیا در مسیر تحقق مأموریت و چشم انداز است؟ آیا ذینفعان را در برمیگیرد؟ در قرن آینده، باید آماده چنین چالشهایی باشیم. این چالشها، تهدیدهاییاند که اگر نتوانید برای آنها راهکار پیدا کنید، مطمئن باشید، هرکدام به تنهایی قادرند ما را از دنیا کسب وکار خارج کنند.

فرآیندهای مدیریت آینده برنامهریزی استراتژیک: بدون استراتژی کاری انجام ندهید. مفهوم استراتژی به این است که هم امروزِ سازمان را در نظر داشته باشم و هم به آینده سازمان توجه کنم.

    مدیریت ارتباط با مشتری: یعنی ارائه محصول و خدمات خاص به هر مشتری در قبال دریافت هزینه است. پس باید به درستی مشتریان را بشناسیم و با آنها ارتباط برقرار کنیم و استراتژیهایی تعریف کنیم که چگونه خدمات خاص به آنها ارائه دهیم. همیشه رضایت مشتری را بسنجید. انتظار نداشته باشید که چون بهترین خدمات را با بهترین کارکنان و بهترین مواد اولیه به مشتریان ارائه دادهاید، حتماً باید راضی باشند. دلیل اینکه مشتری به شما نمره کم میدهد را بپرسید. مطمئن باشید مشتریان استقبال می‌کنند. به خصوص، اگر بدانند شما انتقادپذیرید. مشتریان برای اینکه درخواستهای ویژهای دارند و دیگران نتوانستهاند، نیاز آنها را برآورده کنند، به ایرانمال میآیند.

   پیشنهاد میکنم که آنقدر خدمات خاص به مشتریان دهید تا لوس شوند، چون عکس العمل نشان میدهند و دوباره سمت ما باز می‌گردند، البته نه با ارائه خدماتی که به قربانی کردن سازمان منجر شود. اجازه ندهیم مشتری، خدمات را از حلقوم ما بیرون بکشد، اگر میتوانیم باید خدمات دهیم، تا وفادار سازمان ما شود، چون جای دیگر چنین خدماتی نمیگیرد. شما با این کار درآمدهایتان را بالا خواهید برد.

    حذف اتلاف و کاهش هزینه، برای رقابتی شدن؛ یعنی سازمان با کاهش هزینهها، سود را افزایش دهد. مانند کسی که درآمد زیاد دارد و کم خرج می‌کند.

    استخدام کارمند آگاه و عدالت شغلسپاری: یکی از مهمترین وظایف مدیران گوگل، جذب کارمند آگاه است. 80 درصد دارایی نامشهود سازمان، کارمند آگاه آن است، بنابراین مدیران باید کارمندان آگاه استخدام کنند و عدالت شغلی را رعایت کنند و به هر کس کاری دهند که توانایی انجام آن را داشته باشد.

آموزش و توسعه کارکنان: کارمندان هر روز که کارت ساعت میزنند دو پرسش در ذهن‌شان ایجاد می‌شود.

1. آیا مدیری که برایش کار می کنم، باعث رشد و توسعه من میشود؟

2. آیا عدالت در مورد من رعایت میشود؟

بعد با خود می گوید، اگر برای فلان شخص کار می کردم، وضعیتم بهتر نبود؟ و در ذهن خود به شما نمره میدهد. متأسفانه اگر در ادراک منابع انسانی نمرهای که کارمند به مدیر میدهد، از متوسط پایینتر باشد، آرام آرام به کارمندی ضعیف تبدیل میشود. پس عدالت را رعایت کنید.

ارتباطات داخلی و تبیین مسئولیتهای متقابل: همه واحدها نسبت به هم مسئولیت متقابل دارند، حتی اگر مسئولیت ندارید، بنویسید، بدترین مسئله در سازمان ابهام است، ابهام بین افراد، واحدها و لایههای سازمانی است خروجی آن تضاد و تعارض است.

مدیریت دانش: یعنی افراد را تشویق کنید که دانشهای جدید را فرا بگیرند و مطمئن شوید می‌دانند که آنچه در سازمان فرا گرفتهاند را پیاده کنند. نه اینکه به تنهایی علامه دهر شوند. ما به افرادی نیاز داریم که 100 نفر را یک قدم به جلو ببرند، نه اینکه خودشان 100 قدم جلو بروند و آگاهی آنها منفعتی برای دیگران نداشته باشد.

بازبینی ادواری کسب و کار: یعنی هرازگاهی کار را بازنگری و بررسی کنید که آیا با بازار و خواست مشتری تطابق دارد؟

مدیریت عملکرد یا ارزیابی کارکنان و تعریف روشهای جبران خدمت؛ یعنی هر کس به سازمان کمک بیشتری میکند، باید از سازمان کمک بیشتری بگیرند. کارمندانی که کمک می کنند تا سازمان در مسیر چشماندازش حرکت کند و مشتریان از تعامل با آن  لذت ببرند را ارزیابی کنید و برای جبران خدمت آنها تلاش کنید.

نوآوری مدیریتی؛ یعنی با توجه به دانستههای مدیریتی و آنچه در بازار اتفاق میافتد، طرحی نو به کار گیرید؛ فرآیندی برای کنترل واحد، بخش و کل سازمان تعریف کنید که کمک کند در بازار رقابت، از بقیه فاصله بگیرید. فرق مدیر با صندلی‌اش این است که، تصمیمهای بهنگام  مناسب می‌گیرد و با تصمیمهای بهنگام و مناسب، مدیر بودنش را نشان میدهد. پس باید برای آینده شرکتی چالاک، تغییرات ایجاد کنید.