Skip to main content
دسترسی سریع

آراستگی

  مکان برگزاری کنفرانس :  دانشگاه DMIT

 استاد :  آقای ابوطالبی    مدت کنفرانس :    دقیقه            زمان : 95/08/15

موضوع کنفرانس : آراستگی

 

پرسشی که همیشه در ذهن انسان مطرح است، این است که چگونه از منابع موجود استفاده کند که به بهترین بهره وری برسد؟ به همین علت، از سیستم‌ها، ابزارها و تجهیزات استفاده می‌کنند، اما نحوه استفاده از این سیستم ها بسیار مهم است. علت اینکه سیستمی با شکست مواجه می‌شود و به عبارت دیگر، اثر بخشی لازم را ندارد، این است که نحوه استفاده از این سیستم‌ها را نمی دانیم، بنابراین در اجرا و استفاده از سیستم‌های مختلف تقدم و تأخر وجود دارد.

 وقتی می‌خواهید از سیستمی استفاده کنید، باید حتماً مقدماتش را فراهم کرده باشید، اگر بخواهید جامعه‌ای با کیفیت برایتان فراهم شود، باید مقدمات و زیر ساخت‌ها را بدانید. کیفیت فعالیت‌ها، محصولات و خدمات بستگی به نحوه استفاده از سیستم‌ها دارد. 5S هم سیستمی است که سنگ بنای اولیه هرکار کیفی خواهد بود، اگر بخواهید کاری انجام دهید که هم مشتری و هم خودتان راضی باشید و بخواهید بهترین کار را با کمترین مصرف انجام دهید، بهتر است سیستم  5S را اجرا کنید، همه شما هم با 5S آشنایی دارید.

پیدایش سیستم 5S از کجاست؟

از لحاظ سیستماتیکی که در حال حاضر در دنیا وجود دارد کشور ژاپن، ولی از لحاظ ریشه سیستمی، کشور آمریکاست. در جنگ جهانی دوم، آمریکا در دو جبهه مختلف و دور از خانه خود می‌جنگید (ابر قدرت‌ها در خانه خودشان نمی‌جنگند و در کشور دیگری می‌جنگند) و چون در دو جبهه مختلف می‌جنگید (ژاپن و اروپا)، باید تمام تجهیزات، از جمله مواد غذایی  که برای نیروهای خود به آن طرف دنیا میفرستاد، به گونه ای سازماندهی می شد که آنها را مسموم نکند یا وسط راه خراب نشود و اگر نیروهایش مجروح شد، بتواند مداوا کند، نه اینکه تاریخ مصرف داروها در حین رسیدن به مجروحان تمام شود.

 پس سیستمی برای خود راه انداخت که بتواند ایمنی را فراهم کند. چون تمام کارهایی که ما انجام می‌دهیم، ایمنی در آن مستتر است. سیستمی را راه اندازی کردند که به آن می‌گفتند: good house keeping یا  clean room؛ یعنی فرهنگ خانه داری

بعد از جنگ جهانی دوم، ژاپن هیچ نداشت. منابع طبیعی آن بسیار محدود بود، کارخانجاتش ویران شده بود، منابع انسانی هم کامل از بین رفته بود. هرکس هم که نخبه بود، به تقلیل رسیده بود. به همین دلیل ژاپنی‌ها تصمیم گرفتند، از هرجایی و هرچیزی که در دنیا وجود دارد کپی کنند. سیستم، نمونه، طرح و حتی کپی آدمیزاد، هر چه در دنیا بود آوردند، از جمله سیستم‌هایی که در دنیا ناب بودند. یکی از آن موارد total cuality managmagement  بود، سیستم جامع کیفیتی که ژاپن ارائه کرد، همان بود که از همه دنیا آن را جمع کرده بود و به همه دنیا هم تحویل داد.

حتی اگر مدل‌ ماشین آنها را ببینید متوجه خواهید شد که مدل ماشین‌های آنها ترکیبی از آمریکایی، آلمانی، ایتالیایی و ... است. یعنی کپی برداری آنها در همه چیز بوده است. این کپی برداری را آورد، بهبود داد و به‌عنوان یک سیستم به بقیه ارائه کرد. سیستم جامع کیفیتی در حال حاضر، در کل دنیا متعلق به کشور ژاپن است.

سیستم‌های مدیریت نوین چه سیستم‌هایی است؟ top try room و سیستم‌های candj، اینها سیستم‌هایی بودند که به عنوان سیستم‌های مدیریت نوین از طرف ژاپن، به تمام کشورها پس فرستاده شد. سیستم 5S هم یکی از آن سیستم‌ها بود.

پیشینه 5S به کدام کشور باز میگردد؟

پاسخ حضار: ایران، آیا واقعاً ایران بوده است؟ اندکی به گذشته بر می‌گردیم. خانهتکانی یادتان هست؟ آیا هنوز هم خانهتکانی میکنید؟ هنوز کسی به‌خاطر دارد یا همگی کارگر می‌گیرید؟ میدانید که اول هرچیزی که هست را از هم جدا، بعد مرتب می‌کنید و سرجایش قرار میدهید، بعد تمیز می‌کنید و یک قانون هم تعیین می‌کنید و می‌گویید، دیگر به آنجا دست نزنید. یا اگر به خاطر داشته باشید چاپارخانه‌های ما، اگر نظم و انضباط نداشت، فرآیند کارها آن‌طوری که باید پشت سر هم چیده نمی‌شد، نمی‌توانستند یک خبر را در عرض یک یا دو روز از مبدأ به مقصد برسانند.

این مثال را آوردم تا به این نتیجه برسم که 5S غریبه نیست، برای کشور ایران است و اینکه عده ای فکر می کنند که 5S برای ایران نیست و ژاپنی است پس برای ایران کارایی ندارد، تصور غلطی است.

5S از پنج حرف اول کلمات ژاپنی زیر گرفته شده است:

Ser-ril (پاکسازی)

sei-ton (نظم و ترتیب)

sei-so (نظافت)

sei-ke-tsu (استاندارد سازی)

Shi-tsu-ke (آموزش و فرهنگ ساماندهی محیط کار)

   البته هر کشور و سازمانی تعاریف جداگانه‌ای از سیستم 5S دارد.

s5 چیست؟

سیستمی فکری و عملیاتی است؛ (هم فکر و هم اجرا می‌کنید.) برای جلوگیری از اتلاف منابع، افزایش بهره‌وری و ارتقای کیفیت؛ یعنی داشتن سه شاخصه که اصلی‌ترین شاخص‌های هر سازمانی است quality، cost، delivery (افزایش کیفیت، کاهش هزینه و تحویل به موقع). s5 از 5 اصل و يا زير سيستم تشكيل شده است. اين سيستم تلاشي سازمان يافته براي انجام اصلاحات تدريجي و مستمر با مشاركت كليه پرسنل است كه با اجراي آن، سازمان در راستاي بهره‌ور كردن فعاليت‌هاي خود پيش خواهد رفت.

 بنابراین ما در هر سازمانی که وارد می‌شویم، سه هدف اصلی (qcd) وجود دارد. موارد دیگر هم ممکن است به آن اضافه شود. اما اگر همین سه مورد را انجام دهیم، کافی است، اما برای اینکه به این اهداف برسیم، باید همه با هم مشارکت داشته باشیم. همچنین این کار یک مرتبه‌ای نیست و باید به مرور زمان و تدریجی باشد. از راه رفتن تا هر کاری که می‌خواهید در سازمان انجام دهید، 5برای بهبود کارها به شما کمک می‌کند.

به طور کلی اهداف اجرای 5sعبارتند از: - تعیین معیارهایی برای شناسایی و حذف اقلام و فعالیت‌های غیر‌ضروری، -نظم و ترتيب در محل كار، -دستيابي به محيطي منظم و دلپذير، -تسريع در جابجايي، -دسترسي سريع به اقلام و تجهيزات، -افزايش بهره وری و اثر بخشی، -فراهم نمودن ايمنی کليه پرسنل، -بهبود روابط انساني، -بهبود كيفيت محصول و خدمات و ... .

5s  فقط به خالی کردن محیط کارمان نیست، بسیاری از افراد این اشتباه را دارند. می‌خواهیم جایی که خلوت کرده‌ایم، مرتب کنیم تا محیطی منظم و دلپذیر شود. اگر روی میزتان به‌هم ریخته باشد و شما به موقع آن را مرتب نکنید، مجبورید بعداً دو برابر برای نظافت آن وقت بگذارید. بعضی اوقات ورودی و خروجی سازمان یا دفتر شما آنقدر زیاد است که این کار را به وعده بعد موکول می‌کنید و بعد از مدتی متوجه می‌شوید که نمی‌شود همه کارها را انجام داد. به همین دلیل باید کاری کنیم که سازمانی که در آن مشغول به کاریم یک محیط منظم، خوب و تمیز شود، تا افزایش بهره‌وری داشته باشیم.

 مهمتر از همه، اگر در سازمانی که کار می‌کنیم، ارباب رجوع داشته باشیم، باید کاری کنیم که ایمنی ارباب رجوع حفظ شود، چون اگر حفظ نشود، باید 10 برابر غرامت دهیم. اگر همکار شما یک روز سر کار نباشد، فشار کار به طرف مقابل دو برابر می‌شود، در نتیجه بازدهی و کیفیت کار پایین‌تر می‌آید، بنابراین هم سازمان و مشتری ضرر می‌کنند. مواردی که همه شما لمس کردید و الان فقط آنها را با هم مرور می‌کنیم، به همین دلیل است که می‌گویم s5 را همه می‌دانند. بنابراین وقتی شرح وظایف کار و ورودی و خروجی‌ مشخص است، نظم و انضباط به وجود می‌آید و بین دو نفر، هل دادن کار پیش نمی‌آید. پس اگر s5 بخواهد انجام شود، باید گروه سازی انجام شود؛ یعنی از بین واحدهای مختلف نماینده انتخاب می‌کنید و این گروه دیوار ساختار سازمانی را رد می‌کند و همه با هم یکپارچه می‌شوند.

اگر گروه نباشد، برای انجام هر کار کوچکی در سازمان، باید واحد نامه بزند و به هرم سازمانی برسد و از نوک هرم سازمانی به مسئول ثبت می‌رسد. این گردش، باعث می‌شود تا درخواست شما بیات شود و دیگر به کار نمی‌آید، اما اگر گروه باشد، نفراتی که اشاره کردم، روابط گروه در تمام سازمان می‌شوند و آن تیم به‌آسانی با یکدیگر اطلاعات را به اشتراک می‌گذارد و به جای اینکه انجام کاری یک هفته طول بکشد، دو روزه حل می‌شود، آن هم با دلخوشی نه دلخوری، چون اگر شما بخواهید ساختار سازمانی را بالا ببرید، همه می‌گویند، باز برای ما کار تراشیده‌اند. آیا شنیده‌اید؟ در حالی که کار تراشیدن نیست، بلکه کار حل کردن است و سرانجام می‌خواهیم بهبود کیفیت و محصولات را داشته باشیم.

 من شاگرد پروفسور یوشیدا هستم. پانزده سال قبل پروفسور یوشیدا به ایران آمد و در سمیناری که برگزار شد، کسی از من پرسید که چرا 5S نداریم؟ و منظورش Safty یعنی امنیت بود، ما پاسخ دادیم، امنیت در همه اصول وجود دارد. در نهایت چون بحثمان به نتیجه‌ای نرسید، نزد پرفسور رفتیم و ایشان گفتند: اگر می‌گویید ایمنی5است، بدانید پنج اصل قبل را نفهمیده‌اید، چون پنج اصل قبل همه این کارها را انجام می‌دهد که ایمنی را برای شما فراهم ‌سازد.

متن اجرای فیلم 5S در شرکت‌های مختلف:

محیط‌های کار به تمامی صورت‌ها وجود دارد، از تراشکاری تا خطوط مونتاژ، انبارها، باراندازها، لابراتوارها و دفاتر، تعداد روز افزونی از شرکت‌ها به این نتیجه رسیده‌اند که چگونه از سیستم درست و به‌موقع یا از سیستم مدیریت کیفیت جامع استفاده کنند. موقعیت آنان به بهینه‌سازی ساده ولی پر اهمیت محیط کار وابسته است. در این برنامه به شما استفاده اصولی که بسیاری از محیط‌های کار در آمریکا را متحول کرده است، آموزش خواهیم داد. ما این برنامه را سیستم 5S برای سازماندهی محیط کار و استاندارد کردن محیط کاری می‌نامیم، سیستم 5S شامل پنج عملکرد اصولی است که با حرف S شروع می‌شود. اولین عملکرد در سیستم 5S، پاک سازی است که جدا کردن محتویات یک محوطه و خارج کردن اقلام غیر لازم از آن است.

دومین عملکرد نظم و ترتیب است، بدین معنا که اقلام به گونه‌ای نظم داده شوند که به راحتی و سادگی قابل دسترس باشند و سپس به همان صورت حفظ شوند. سومین عملکرد نظافت است که برای تمیز کردن همه چیز و تمیز نگاه داشتن همه جا به‌کار می‌رود و از تمیز کردن به‌عنوان بازدید و بازرسی از محوطه و ماشین‌آلات استفاده می‌شود. چهارمین عملکرد، استاندارد کردن، مهیا نمودن و دستورالعمل‌هایی برای همگان برای نگهداری سازمان، نظم و نظافت و همچنین آشکار ساختن این استانداردهاست و پنجمین عملکرد، آموزش فرهنگ ساماندهی است و آن اطمینان از این است که همه افراد، استاندارد سیستم 5S را دنبال می‌کنند و در تمام محیط کار نهادینه شود، ولی مهمتر از عملکرد سیستم 5S، دلیل عمل کردن به آن و چرایی آن است.

ساماندهی، نظافت و استاندارد کردن در سیستم 5S شلوغی‌ها و ریخت و پاش‌ها را که می‌توانند باعث حادثه و صدمه دیدن شوند، از محیط کار خارج می‌کند. علائم اخطاری قابل رؤیت، افراد را از خطرات دور می‌کند و محل لوازم ایمنی را هم نشان می‌دهد. ساماندهی بهتر کمک می‌کند، اقلام در جایی قرار داده شوند که فشار کمتری در موقع دسترسی و یا بلند کردن آن به شخص وارد شود. استانداردهای صحیح نگهداری محیط کار را برای کار در اطراف اقلام خطرناک ایمن‌تر می‌سازد. اجرای سیستم 5S موجب به وجود آمدن کار یکنواخت و روان می‌شود، به علاوه نظافت و بازرسی و مشکلاتِ توقفات در کارها را کاهش می‌دهد، چرا که در نظافت و بازدید، مشکلات قبل از اینکه باعث از کار افتادگی شوند، مشخص می‌شوند.

 یک محیط کار با عملکرد صحیح، پرکیفیت‌ترین عملکرد ممکن را خواهد داشت و سیستم 5S می‌تواند تأثیر بسزایی در ارتقای آن کیفیت داشته باشد اگر نظافت و تمیز کردن روزانه، به خوبی انجام شود، کمک می‌کند تا آلودگی‌ها از روند تولید دور نگه داشته شوند و زمانی که یک محیط کار سامان یافته و مرتب است، افراد می‌توانند به جای آنکه ذهنشان را با جستجو برای اقلام و یا مسائل ایمنی مشغول کنند، توجه کامل بر کیفیت در تولید داشته باشند.

سیستم 5S می‌تواند کمک کند تا اقلام انبار کاهش یافته و اتلاف وقت، فضا و آسیب دیدگی مقادیر زیاد اقلام غیر ضروری در انبار کاهش یابد و مهمترین تأثیر سیستم 5S، دخیل بودن کارکنان و احساس مالکیتی است که در آن نسبت به شرکت آنها ایجاد می‌شود. حالا بگذارید نگاه عمیقتری به سیستم 5S داشته باشیم و با نگاهی به وضعیت کار شما شروع کنیم و اینکه سیستم 5S چه کاری می‌تواند در این مورد انجام دهد.

 محیط کار شما ساماندهی شده یا با مقادیر زیادی اقلام انبار و اقلامی که به آنها نیاز ندارید، شلوغ شده است. برای از بین بردن شلوغی و خارج کردن اقلامی که به آنها نیازی ندارید، از اولین S ؛ یعنی پاکسازی استفاده می‌کنیم. برای اجرای پاکسازی، از تمام اقلام و اشیاء در یک محوطه بازدید کنید و سپس تصمیم بگیرید که چه چیزی خارج، دور ریخته و بازیافت شود یا به جای دیگری انتقال داده شود. برای بعضی از اقلام، تصمیم شخصی و برای بعضی دیگر تصمیم گروهی نیاز است.

هدف اصلی برای پاک سازی در مورد اقلامی است که در گوشه‌ها، زیر میزها، روی قفسه‌ها و  در کشوها و کابینت‌ها جمع می‌شوند. هدف دیگر در مورد اقلام موجود در انبار است. آیا به اقلامی که در محیط کار شما انبار شده، نیاز دارید؟ همین پرسش می‌تواند در مورد

 ابزار، میزها و دستگاه‌ها پرسیده شود. زمانی که تمام اقلام محوطه خود را پاکسازی و اقلام غیرضروری را از محوطه خارج کردید، محوطه شما مکان امن‌تر و راحت‌تری برای کار خواهد بود.

برای اطمینان از اینکه هر چیز سر جای خود قرار دارد و به‌آسانی قابل پیدا کردن است، از دومین S؛ یعنی نظم و ترتیب استفاده کنید. وقتی شما محوطه کار خود را از نزدیک مطالعه می‌کنید، متوجه می‌شوید که چقدر کم ثمر و ناامن است. یک مسئله اساسی این است که کجا وسایل مورد نیاز را پیدا کنید و کجا آنها را جای دهید. با استفاده از علائم و تابلوها برای مشخص کردن مکان‌ها، شما موفق به ایجاد وضعیتی می‌شوید که شعار جایی برای هرچیز و هرچیز سر جای خود را توصیف می‌کند و نشان می‌دهد، چیزهایی مانند اقلام انبار و یا پارکینگ و وسایل حمل و نقل داخل کارخانه متعلق به کجایند؟ برچسب‌ها مشخص می‌کنند که اقلام مصرفی، قطعات و ابزارها کجا نگهداری می‌شوند؟ آیا محیط کار شما تمیز و لذت بخش است؟ یا اینکه تاریک، شلوغ و کثیف است.

 وقتی به سومین S می‌رسید، محوطه را نظافت کرده و تمیز نگه می‌دارید. در زمان تمیز کردن، شما محوطه و ماشین آلات را بازرسی می‌کنید. در زمان تمیز کردن هنوز اقلامی را که متعلق به آنجا نیستند، پیدا می‌کنید. بلافاصله آنها را به‌جای خود منتقل می‌کنید تا دوباره شلوغ نشود و وقتی که ماشین آلات و لوازم خود را تمیز و بازرسی می‌کنید، مشکلات دیگری مانند، نشت روی شلنگ‌ها، شیرها و یا سیم‌های سوخته را خواهید دید. آنها را قبل از اینکه مشکلات بزرگی ایجاد کنند، تعمیر می‌کنید.

شما می‌توانید با پیدا کردن راه‌هایی برای جلوگیری از جمع شدن زباله، روغن و لجن، محیط خوشایندتری برای کار و تولید محصول پر کیفیت تر ایجاد کنید همه باید جارو بکشند و نظافت کنند ولی چگونگی انجام این کار، تفاوت بزرگی ایجاد می‌کند.

 چهارمین S استاندارد کردن است. تأیید کنندهای که چگونه پاکسازی نظم و ترتیب و نظافت باید انجام شود و این اطلاعات را به وسیله ایجاد راهکارهایی که باید توسط همه انجام شود و خود نیز همراه با تکنیک‌های بصری در ساختار محیط کار است، فراهم می‌کند.

 وقتی شما استاندارد را به کار می‌برید، تصمیم محکمی می‌گیرید که چه چیز متعلق به محوطه کار شماست و چقدر از آن به آنجا تعلق دارد و این مسئله شامل همه اقلام موجود در محوطه می‌شود. یعنی ابزارها، ماشین آلات و مواد دیگر. سپس شما تعیین کننده مکان هریک از آنها می‌شوید و می‌توایند با ایجاد تغییر این استاندارد را هر اندازه که می‌خواهید مشکلتر کنید وقتی که شما از استاندارد استفاده می‌کنید همه چیز را تمیز نگه می‌دارید برای اینکه مشخص کردهاید چه چیز، در چه زمانی باید تمیز شود، چه کسی باید آن را تمیز کند و چه روشی برای تمیز کردن آن باید استفاده شود. شما این اطلاعات و مواد لازم را مهیا می‌کنید.

 پنجمین و آخرین S، آموزش فرهنگ ساماندهی است. پوشش دهنده تمام قدم‌هایی که قبلاً برداشتهاید، زمانی که شما موفق به پاکسازی، نظم، ترتیب، نظافت کردن و استاندارد کردن شوید، هنوز باید به این موفقیت به وسیله موید کردن خود تداوم ببخشید. بعد از پایان سیستم5s، تصور خواهید کرد که همه چیز به نرمی پیش می‌رود، ولی همیشه اینگونه نیست. شما باید به افراد آن محوطه کاری در مورد طرح جدید محوطه کار آموزش دهید و به آنها نشان دهید که هرچیز به کجا تعلق دارد.

همچنین نیاز دارید که همه را به این روش علاقمند کنید، چون که وادار کردن به اطاعت به وسیله زور، عملکرد مثبت ندارد. می‌توانید با پرسیدن نظرات همه از ابتدا و شرکت دادن آنها در تغییرات، عقاید را در آنها ایجاد کنید و همیشه، آنها را از کارهای در حال انجام آگاه کنید. در ابتدا همه تصور می‌کنند که سیستم 5S هم یکی دیگر از برنامه‌های ماهیانه کارخانه است ولی به تدریج می‌بینند که این سیستم خوب عمل می‌کند و چطور کار آنها را راحت کرده است.

 اجرای سیستم 5S کار یک شب نیست، بعضی شرکت‌ها، زمان بیشتری لازم دارند و بدون در نظر گرفتن سرعت، همیشه نتیجه یکسان خواهد بود. محوطه کار شما امن‌تر و برای کار راحت تر خواهد شد و مقدار اقلام انبار، اشتباهات و خرابی ماشینآلات کاهش پیدا می‌کند، ولی این کار دو نتیجه دیگر که به همین اندازه از اهمیت برخوردارند نیز دارد؛ زمانی که مشتریان از محیط کاری که سیستم 5S در آن اجرا می‌شود، بازدید می‌کنند، همیشه تحت تأثیر قرار می‌گیرند و می‌توانند باور داشته باشند که تولید کننده خوبی را انتخاب کردهاند و مورد دیگر اینکه، آنهایی که سیستم 5S را اجرا کرده اند، اغلب میگویند، که برای اولین بار با سرمایهگذاری مناسب در شغل خود، احساس مالکیت می‌‌کنند. بسیاری از شرکت‌های موفق، از سیستم 5S استفاده کرده اند و طولی نخواهد کشید که بسیاری دیگر از آن مطلع شوند. آیا نباید خود را به آن مقید کنید؟ اولین قدم را بردارید و با آن پیش روید.

اصل اول:   پاكسازي يا جداسازي (Seiri)

اصل اول می‌گوید که ما اقلام و فعالیت‌های ضروری را از اقلام بدون استفاده و غیرضروری تشخیص دهیم. برای این منظور باید دو موضوع را در نظر بگیرید: 1) ضریب اهمیت اقلام و فعالیت‌ها، 2) نرخ مصرف.

بعضی از اقلام آنقدر ضروری‌اند که باید همه جا همراهتان باشد. شاید از آنها استفاده نکنید، اما چون ضریب اهمّیت آنها بالاست، باید حتماً وجود داشته باشند، به همین دلیل نمی‌گویید که شاید یک درصد به کپسول آتش نشانی احتیاج پیدا کنم، پس پشت در، داخل راهرو، داخل حیاط قرار گیرد. جایی که مورد نیاز است، باید وجود داشته باشد و در مکان‌های عمومی هم به مقدار نیاز باشد. داخل هواپیماها همه چیز، از کپسول آتش نشانی و اکسیژن گرفته تا داروهای اضطراری و دستگاه شوک وجود دارد.

 شاید سالیانه با آنها کاری نداشته باشند، اما باید وجود داشته باشد. برای همین در تمام انتخاب‌ها و فعالیتها این دو مطلب را مد نظر داشته باشید که بر اساس آن بتوانید، جداسازی انجام دهید.

 

تکنيک‌های مورد استفاده در اصل اول عبارتند از:

1.       ثبت وضعيت موجود  (Work shop Scaning)

2.       برچسب قرمز  Red tag  (Akafuda)

3.       اصل فقط يکي

-ثبت وضعيت موجود  (Work shop Scaning)

برای انجام این تکنیک باید از وضعیت موجود عکس بگیرید. مزایای عکس بیشتر از فیلم است. عکس را می‌توان در هرجا از جمله صفحات کامپیوتری، اسلایدها، روی دیوار، نمایشگاه و ... نمایش داد یا می‌توانید از طریق ایمیل ارسال کنید. با عکس‌برداری به‌راحتی می‌توان گفت مکان مورد نظر قبلاً چه وضعیتی داشته و چطور بهبود پیدا یافته است. در این شرایط، اولین کاری که باید ‌انجام دهید، ثبت وضعیت موجود است. برای نشان دادن پیشرفت گام به گام خود، به شواهدی نیاز دارید و بهترین کار، ثبت وضعیت موجود است. این کار، مراحل و گام‌هایی دارد که به آن می‌پردازیم و مقدمات گامهای بعدی خواهد بود.

1) محدوده مورد نظر: اولین کار برای ثبت وضعیت موجود، در نظر گرفتن یک محدوده مکانی است. در برگه‌هایی که به شما دادم، باید خلاصه وضعیت موجود نوشته شود. پس اولین گام این است که یک محدوده را مشخص و ثبت وضعیت کنید. کجا؟ قسمتی از سالن، یک دفتر از ساختمان، انباری منزل، اتاق شخصی و یا اتاق کار.

2) تهیه نقشه محدوده و رسم نمودار حرکتی (area diagram):  در گام دوم هر حرکتی که حین انجام کار دارید، نقل و انتقالات، برداشتن‌ها، گذاشتن‌ها، نگارش‌ها و حرکاتی که انجام می‌دهید را به‌ صورت یک نمودار کوچک رسم کنید. نمونه آن را خدمتتان ارائه خواهم کرد. به این نمودار area diagram یا اصطلاحاً اسپاگتی‌دیاگرام گفته می‌شود. چون شکل آن مثل اسپاگتی در هم پیچیده است. سرانجام متوجه می‌شوید که برای انجام کار، چه حرکات اضافه‌ای داشته‌اید. برای انجام یک کار نباید به جاهای متعددی مراجعه کرد و بهتر است تحرکات غیرضروری حذف شود.

با این کار می‌توان جواب سئوالاتی را یافت. مثلاً اگر یک جا جمع باشد، من می‌توانم کاری انجام دهم یا خیر؟ چرا برای انجام یک کار نیاز است به اتاق‌ها و دفاتر دیگر مراجعه کنم؟ و... .

3) تعیین نقاط پر رفت و آمد و بررسی آنها برای اجرای 5S: از روی نمودار متوجه می‌شوید نقطه مشکل‌زای اتاق، دفتر یا ساختمان سازمان کجاست. تردد بیشتر کجا، چرا و به چه دلیل بوده است؟

4) تهیه عکس‌های قبل از اجرای 5S : اصلی‌ترین گام، عکس‌برداری است. باید از تمام وضعیت عکس بگیرید و آن را مصور کنید. به این صورت که قبل و بعد از اجرا عکس بگیرید. برای گرفتن عکس از اتاق‌ها و دفاتر ستادی با استفاده از چسب‌های کاغذی یا امثال آن، روی زمین نقطه و جهت عکس‌برداری را مشخص کرده و کنار آن شماره عکس را می‌نویسیم. همچنین در چک‌لیست یادداشت می‌کنیم که این عکس به چه منظور گرفته شده است.

5) نمایش وضعیت موجود کارگاه.

برای آنکه کار، مؤثر و ایده‌ای برای همکاران باشد، همه شما باید یک تابلوی 5S داشته باشید. باید در سازمان یک مکان برای 5S در نظر گرفته شود که فعالیت را ارائه کنید و سایر گروه‌ها نیز جذب شوند.

نمودار را با دیدگاه‌ها و اهداف مختلفی مانند رفت و آمد مشتریان، رفت و آمد کارکنان، جابه‌جایی اقلام، جابه‌جایی مدارک و ...  می‌توان ترسیم کرد. بستگی دارد مشکل شما در چه مورد باشد. شما آن را در سازمان می‌سنجید.

این تصویر، نمودار اسپاگتی دیاگرام  سازمان برق منطقه 2 رشت، در مقطعی است که مشاور بهره‌وری استان گیلان بودم. همان‌طور که می‌بینید، بیشترین تردد در واحد تقاضا و مربوط به رفت و آمد مردم منطقه است. برای رفع مشکل، واحد تقاضا را جدا و به بیرون از ساختمان منتقل کردند. بنابراین فقط رفت و آمد کارکنان سازمان باقی ماند.

در حال حاضر اکثر شرکت‌هایی که مراجعه کننده مستقیم دارند، واحدی نزدیک ورودی ساختمان، برای ارتباط با مردم در نظر گرفته‌اند تا رفت و آمدهای بی‌جای درون سازمان حذف شود. این توضیحات مربوط به رفت و آمد مشتریان بود. با توجه به نوع مشکل، می‌توانید این نمودار را از دیدگاه‌های مختلفی مانند رفت و آمد کارکنان، جابه‌جایی اقلام، مدارک و ... ترسیم کنید. شما مشکل سازمان‌ را می‌سنجید و نوع آن را مشخص می‌کنید.

باید این کار را به صورت گروهی انجام دهید و حتی بی‌ربط‌ترین پیشنهادها را نیز بشنوید. چراکه می‌تواند ایده‌ خوبی برای پیش‌بُرد شما در این مسیر باشد. پیشنهاد دیگر من این است که هرزمان احساس کردید، بسیار درگیر کاری شده‌اید، کمی تأمل کنید، محیط و فرآیند کار را به عنوان یک ناظر بنگرید و شرایط را بسنجید که مطلوب است یا خیر. اگر در هر کار، عملکرد خود را نیز بسنجید، زودتر به نتیجه مطلوب خواهید رسید.

با ترسیم این نمودارهای کوچک (اسپاگتی دیاگرام‌ها)، مشکلات بزرگی را می‌توان یافت. تصویری که مشاهده می‌کنید، نمودار حرکتی یک شرکت مادر در انگلیس و زیرمجموعه‌های آن است که برای تغذیه آن شرکت، اقلام را جابه‌جا می‌کردند. از روی آن تعداد تردّد بین زیرمجموعه‌ها و مجموعه مادر را بررسی و براساس آن، نوع گردش یا تأمین‌کننده را عوض می‌کردند.

نقاطی که باید عکس‌برداری شود، عبارتند از:

دادنقاطی که ایمنی کارکنان به خطر می‌افتد و امکان بروز آتش‌سوزی دارد.

2) فضاهای به‌هم ریخته در سطح کارگاه‌ها

3) نقاط فاقد طبقه بندی و نظافت کامل

4) دلایل اصلی تولیدات معیوب: جاهایی که باعث خدشه‌دار شدن کار شما از جمله خدمت، محصول یا دریافتی‌ شود.

5) گلوگاه‌های فرآیند: جاهایی که کار گره می‌خورد.

6) موجودی‌های اضافی در انبار و ... ؛ یعنی جاهایی که موجودی اضافه و نابه‌سامان انبار کرده‌ایم.

7) مکان‌ها و مواردی که نمی‌خواهید دیگران ببینند.

در یک برهه زمانی مشاوره شرکتی تولیدی را عهده‌دار شدم که کارکنان آن 6 ماه حقوق نگرفته بودند.  شروع به کار کردیم و با اجرای اصل اول 5S موفق شدیم خط تولید شرکت را فعال کنیم و به حدی برسانیم که آنها بعد از 3 ماه پاداش تولید گرفتند. از جمله اقداماتی که در آن شرکت انجام شد، این بود که دستگاه‌های سالم از غیر سالم مشخص و لوازم یدکی دستگاه‌های غیر سالم از داخل آنها خارج و ضایعات کل کارخانه جمع شد. از فروش لوازم اضافی کل کارخانه مواد اولیه خریداری و تولید آغاز شد و کارخانه طی 3 ماه به پاداش افزایش تولید دست یافت.

پس می‌توان کارهای زیادی کرد، بستگی دارد که دید شما چگونه باشد. نمونه مکان‌هایی که باید عکس گرفته شود را ملاحظه می‌کنید.

روش ثبت موقعیت فعلی به‌وسیله عکس‌برداری: مکان و جهت باید مشخص باشد و حتی المقدور همان شخص با همان دوربین عکس بگیرد که ارتفاع، زاویه و رزولوشن عکس تغییر نکند.

-عملیات برچسب قرمز  Red Tag: این گام به ژاپنی‌ Akafuda ، در زبان انگلیسی Red Tag و در فارسی برچسب قرمز نامیده می‌شود. تکنیک Akafuda به شما کمک می‌کند که محیط را پاک‌سازی کنید.

 

در اولین گام ثبت وضعیت موجود: برای کمک به تصمیم‌گیری در مورد دور ریختن و یا نگهداری اشیاء ، از تکنیک Red Tag استفاده می‌شود.

مقدمات عملیات Red Tag :

1.       تهیه برچسب قرمز: بسته به نوع کار شما می‌تواند یگ برگه ساده یا با مشخصات و جزئیات کامل باشد.

2.       تعیین محدوده (منطقه) برچسب قرمز: باید خارج از محدوده کار شما باشد که اضافات آنجا برده و ورود و خروج به آن کنترل شود.

3.       تعیین بازه زمانی عملیات برچسب قرمز

4.       تهیه فهرست اقلام ورودی و خروجی به محدوده برچسب قرمز

5.       تشکیل کمیته تعیین تکلیف اقلام موجود در محدوده برچسب قرمز که شامل:

الف) نماینده تام الاختیار و آگاه به موضوع

ب) نمایندگان 5S تمام واحدها

بهتر است این دو نماینده یک نفر باشد تا اختیار تام در تصمیم‌گیری و اعمال آن برای اقلام داشته باشد.

عملیات Red Tag چگونه انجام می‌شود؟

در اولین اجرا در سازمان:

-         در ابتدای بازه زمانی (بستگی به نوع محیط کار ممکن است چند دقیقه، هفتگی، ماهانه و... باشد) بر روی تمامی اشیاء و لوازم یک Red Tag می‌چسبانیم.

-         در طول بازه زمانی، از وسیله‌ای استفاده شد، برچسب آن را بر‌می‌داریم.

-         در پایان بازه زمانی تصمیم می‌گیریم، لوازمی که هنوز برچسب دارند، مورد نیازند یا خیر. نماینده تام الاختیار در این زمان می‌تواند در مورد نگهداری هر یک از اقلام تصمیم بگیرد. تصمیم‌گیری در مورد لوازم تزئینی سازمان کمی متفاوت است و توافقی یا اجباری است. لوازم تزئینی اجباری می‌تواند با توافق عوض و یا کنار گذاشته شود.

- اصل فقط یکی: واژه فقط یکی، یعنی از هر چیز فقط یکی باشد. این اصل به اجرای کامل پاکسازی و دور نمودن تمامی غیرضروری‌ها کمک می‌کند. مانند: جلسات یک ساعته، یک پرونده، یادداشت‌های یک صفحه‌ای، بایگانی در یک  مکان و نگهداری یک نسخه اصل از مدارک، کار با یک وسیله (یک قلم، یک آچار و ...)، تماس‌های تلفنی یک دقیقه‌ای و ... .

نتایج اجرای اصل اول عبارتند از:

        خلوت شدن محیط کار

        کاهش مراحل انجام کار

 اصل دوم:   نظم و ترتیب  (Sei-ton)

مفهوم لغوی: ایجاد یک نظم و ترتیب، به نحوی که آنچه مورد نیاز است، زمانی که نیاز داریم به‌آسانی در دسترس باشد. مفهوم آن  در صنعت راهی برای کاهش جست‌وجوست.

برای دستيابي به نظم و ترتيب، بايد مراحل زیر را مد نظر داشت:

  1. چيدمان (Lay out) : بر اساس نرخ مصرف اقلام ضروري انجام شود و به صورتی باشد که بتوان آن را حفظ کرد.
  2. سازماندهي و نظم و ترتيب در راستاي حفظ چيدمان: نظم و ترتیب به گونه‌ای باشد که در صورت استفاده از اقلام، چیدمان کلی حفظ شود.
  3. دسترسي آسان در مواقع نياز به اقلام
  4. مشهود بودن عدم استقرار اقلام در مكان خود: اگر چیزی در جای خود نبود، کاملا مشهود باشد.
  5. استفاده مناسب از آدرس‌دهي‌ها، علامت‌ها، تابلوها و مانند آن: آدرس دهی می‌تواند با تابلو رنگ، خط کشی یا برچسب باشد.

 

 

تکنيک‌های مورد استفاده در اصل نظم و ترتيب:

  1. 2H & 5W:  What,When,Where,Why,Who,How,HowMany/Much

چگونه در فروشگاه‌های بزرگ مردم را راهنمایی می‌کنید؟

  1. انواع خطوط: خطوط اصلي، خط‌چين‌ها، محدوده خطر(TigerLines) ، LimitLinesخطوط مختلفی وجود دارد. مثلا برای جلب متوجه افراد در حال تردد در راهرویی که درب آن برعکس باز می‌شود، محل آن را فلش یا خط‌چین می‌گذارند.
  2. برچسب‌ها: نشان‌دهنده محل قرارگرفتن ابزارها و نام آنهاست. براي دسترسي آسان مکان‌هایی که کمبود فضا هست، چنین کاری را انجام می دهیم. هر مکان باید برچسب داشته باشد و جای هر چیز با تابلو یا برچسب باید مشخص شود.
  3. تابلوها: براي نشان دادن نام خطوط توليد، نام محدوده هاي سرپرستي، انبار مواد اوليه در انبارهاي داخل سالن، نام ماشين‌آلات و است.

برای آدرس‌دهی و کاهش سردرگمی مشتریان، می‌توان از مدیریت رنگ نیز استفاده کرد. همه اتاق‌ها، باید تابلو راهنما داشته باشند. برای ورود به یک ساختمان از تابلوهای راهنما استفاده کنید. نبود این‌گونه تابلوها، مشکل‌‌آفرین خواهد بود.

  1. قانون 30 ثانيه  (30 ( SecondRule :  نظم و ترتیب، آدرس‌دهی و جانمایی باید آنقدر کامل باشد که در صورت نیاز به هریک از اقلام، بتوان کمتر از 30 ثانیه به آن دست‌یافت
  2. نصب برچسب بر روي قفسه ها و ...
  3. قانون دو دست: یعنی آنچه با آن صد در صد کار می‌کنیم، در فاصله دو دست باشد و با کمترین حرکت بتوان از آن استفاده کرد.  بنابراین باعث خلوت‌تر و کاربردی شدن میز می‌شود.
  4. 8)  FIFO انبار و ...) و LIFO (اطلاعات ، فهرست‌هاي حسابداري و ...)

FIFO ( اولین ورودی، اولین خروجی ) برای انبارداری به کار می‌رود. لایفو و فایفو برعکس هم ولی هر دو مورد نیازند.

 

مثال قدیمی آن تابلوی ابزارآلات در منازل است. کتاب‌ها یا زونکن‌ها باید طوری چیده شوند که در صورت جا‌به‌جایی، قابل تشخیص باشند. در محیط‌های اداری دسترسی آسان‌ به چه چیزهاییست؟ باید وسایل شخصی از اداری، جدا باشد. زونکن‌ها طبق اولویت استفاده، باید چیدمان و آدرس‌دهی شوند.

در فیلمی‌که می‌بینید، این قطعه وقتی وارد ایستگاه می‌شود، سنسور باعث پایین آمدن اتوماتیک ابزاربادی‌ها می‌شود و شخص دنبال آن نمی‌گردد. کاربرد این فرآیند را در تسهیل و کاهش خطای کار خود در نظر بگیرید.

شما بزرگترین فروشگاه‌ها را راه‌اندازی خواهید کرد، بنابراین باید در انبارش تمامی اصول از جمله چیدمان و دسترسی آسان را رعایت کنید.

 امروزه نوع کابین مخصوص حمل اجناس در ماشین‌ها تغییر کرده و کاربرد آن، باعث افزایش سرعت بارگیری و کاهش آسیب به ماشین و اجناس شده است.

نتایج اجرای اصل دوم:

  1. دسترسی آسان و مناسب : اگر حفظ نشود درد سر ایجاد می‌کند.
  2. تسریع در جابه‌جایی‌ها.
  3. کاهش زمان جست و جو

هر چيزي بايد نام و مشخصه داشته باشد و سر جای خود قرار گیرد (مكاني براي هر وسيله و هر وسيله در جاي خود). نظم و ترتیب زمانی کارآست که حفظ شود در غیر این‌صورت مشکل‌آفرین خواهد بود.

اصل سوم:    نظافت    (Seiso)

تعريف: برطرف نمودن هرگونه آلودگي از محيط كار، به‌وسيله محدود نمودن منابع آلودگي.

باید به دنبال منبع آلودگی در مکان‌ها باشیم و آنها را محدود کنیم، در غیر این‌صورت نظافت هر روز باید تکرار شود. پس می‌توان مراحل نظافت را به صورت زیر بیان نمود:

  1. یافتن منابع آلودگی و برطرف نمودن آنها.
  2. تمیز کردن همه چیز: بعد از انجام اولین نظافت، برنامه زمان‌بندی نظافت کف، سقف و دیوارها با یکدیگر متفاوت است. باید شخص، وسیله و زمان تکرار آن برنامه‌ریزی شود، در غیر این صورت نمی توان همه مجموعه را همزمان مرتب و منظم نگهداری کرد. هر کاری زمان، فعل و وسیله انجام خود را دارد.
  3. بازرسی تمام مکان‌هایی که نظافت شده‌اند.
  4. جلوگیری از آلوده شدن که وظیفه همه افراد است.

انواع آلودگی‌ها عبارتند از: 1) آلودگی گرد و غبار، 2) آلودگی دود، 3) آلودگی صوت، 4) آلودگی انواع اشعه‌ها 5)آلودگی دیداری و ... .

کارشناسان رشته صنایع و نرم افزار نباید در یک مکان باشند. کسی که برنامه می‌نویسد با کسی که جلسات و ارتباطات گسترده‌ای دارد، نباید در یک مکان کار کنند. شلوغی باعث مزاحمت، آلودگی دیداری و ... می‌شود.

چگونه نظافت را اجرا کنیم:

  1. اهداف و وظایف را تعیین کنید.
  2. روش انجام کار مشخص شود.
  3. در اولین مرتبه، نظافت را برای هر چیزی اجرا کنید.
  4. پوشش سیم‌ها، لوله‌ها و ... را به موقع تعویض کنید.

بنابراین نکته کلیدی این اصل، پاکیزگی همه چیز و انجام بازرسی پیوسته است.

 

نکات کلیدی در خصوص اصل Seiso :

  1. نظافت به‌موقع باشد.
  2. نظافت به اندازه کافی باشد.
  3. هرکس مسئول نظافت محل کار و ماشین‌آلات خود است.

نمونه هایی از بهبود روش انجام نظافت:

  1. در محیط کاری که آرد بر زمین ریخته می‌شد، جارو نوعی پخش‌کننده بود و نمی‌توانستند آن را با خاک‌انداز جمع کنند. برای بهبود این کار، روی کانال‌های کف زمین، یک دریچه، درپوش و شبکه تعبیه کردند تا پس از جارو ، مواد زائد را درون آن بریزند. این کار اینجا تمام نشد. در ادامه، داخل آن دریچه یک باکس قرار داده شد که زباله به آسانی تخلیه شود و حتی یک برس هم برای نظافت حاشیه آن در نظر گرفتند.
  2. برای نظافت صفحه برش‌کاری که می‌بینید، همین کار اجرا شده است.

 اصل چهارم: استاندارد سازی  (Seiketsu)

 تعريف :نگهداري شرايط محيط و افراد به صورت سازمان یافته ، مرتب و تمیز است.

استاندارد سازی يا حفظ و نگهداري به معناي حفظ وضعيت مطلوب و جلوگيري از به‌هم خوردن نظم و نظافت محيط است. براي حفظ و نگهداري وضعيت مطلوب بايد استانداردسازي نمود كه استانداردسازي، كنترل و اصلاح دائمي سه اصل پاك‌سازي ، نظم و ترتيب و نظافت است.

در استانداردسازي بهتر است دو اصل زير را مد نظر داشت:

  1. بازديد از محيط كار، ماشين آلات، تجهيزات، نيروي انسانی ، محصولات و كيفيت آنها.
  2. استفاده از مديريت رنگ‌ها و ...

 

روش عملیاتی استاندارد یا SOP   (standard operating procedure)

این روش، استاندارد نمودن تمام فعاليت‌هاي سازمان است، به‌طوري‌كه همه کارکنان در مراحل مختلف فرآيند به‌صورت يكسان و استاندارد عملياتشان را انجام دهند و از» اعمال روش‌هاي سليقه‌اي و تغييرهاي شخصي «جلوگيري کنند.

یعنی روش انجام عملیات را استاندارد کنید. در این روش نباید سلیقه ای عمل کرد. همه واحدها و سازمان‌ها برای موفقیت باید استانداردسازی کنند. اگر فرآیند کار استاندارد نباشد، متوجه نمی شویم چه مقدار کار انجام شده ، چه مقدار باقی مانده ، چه انبارشی داریم و روش درست انجام کارمان چیست.

فوايد SOP :

  1. ثبات فرآيند : فرآيند با توجه به حفظ شرايط بهينه بهره‌وری، كيفيت، هزينه، توليد و ... تدوام و تكرار می‌شود.
  2. در اختيار داشتن زمان انجام خدمات يا توليد قطعه و محصول در فرآيند: یعنی داشتن Takt Time و Cycle Time، برای رساندن توليد به تقاضاي مشتريان، بنابراین به‌آسانی می‌توان برنامه‌ریزی کرد.
  3. تجربيات کارکنان ماهر به ديگران انتقال می‌یابد و براي سازمان حفظ می‌شود.
  4. مشكلات فرآيند كشف خواهد شد و حل اينگونه مسائل و همچنين بررسی كل فرآيند با مقايسه با استاندارد عمليات.

 اصل پنجم:  آموزش فرهنگ ساماندهي  (Shitsuke)  

تعريف: كارها را درست و سازمان‌یافته انجام دهیم و با نظم و ترتيب سر كار حاضر شویم که با برگزاری سمینارها، گردهمایی‌ها و آموزش محقق خواهد شد.

برای حفظ و نگهداري محيط كار در شرايط مطلوب بايد موارد زیر را فراهم نمود :

  1. بالا بردن ميزان آگاهي‌ها و مهارت‌هاي کارکنان
  2. پشتيباني مديريت
  3. ارتباط دائم در سطح سازمان
  4. انجام 5S به‌عنوان قسمتي از كار روزانه،5S  ( پنج دقيقه اي (
  5. مشاركت تمامی کارکنان

5S پنج دقيقه‌ای :

به‌این صورت که در پنج دقيقه انتهاي وقت اداري، هر فرد موظف است محل كار خود را5نمايد.

 

 خسته نباشید